טיפים שימושיים

כיצד לענות לדוא"ל

Pin
Send
Share
Send
Send


אם קיבלת מכתב וברצונך לענות עליו, עליך להשתמש בלחצן המתאים בסרגל הכלים. כמובן שאתה יכול ליצור מכתב חדש ולבצע את כל הפעולות שעליהן דיברנו, אבל הרבה יותר קל ומהיר להשתמש בלחצן השב.

בואו נראה כיצד לעבוד עם הכלי הזה.

אז קיבלת מכתב וזה הופיע בתיקיה שלך תיבת הדואר הנכנס (איור 260). עליך לפתוח מכתב זה על ידי לחיצה על שם הנמען או על נושא המכתב (איור 261).

איור. 260. מכתב חדש
איור. 261. תגובה למכתב

ישנן שתי דרכים להשיב להודעת דוא"ל זו. הדרך הפשוטה הראשונה היא להזין את טקסט התגובה בתיבת הטקסט שמתחת לאות שהתקבלה (איור 261). בשדה זה אנו יכולים להזין טקסט רגיל ללא עיצוב. אפשרות זו אידיאלית להודעות קצרות.

אם אתה רוצה לתת תשובה מפורטת ולהחיל עיצוב על הטקסט שלך, לחץ על השב בסרגל הכלים (איור 261).

אותו הטופס בדיוק לשליחת מכתב יופיע כמו ביצירת מכתב חדש (השווה את איורים 257 ו -262), אך כמה שדות בטופס זה כבר יש למלא, מה שיקטין מאוד את זמן התגובה שלנו.

ראשית, בתחום ל הנמען כבר מוגדר ואנחנו לא צריכים להזין אותו ידנית.

שנית, התחום נושא כבר מילאנו - נשאר נושא המכתב שקיבלנו וההבדל היחיד הוא ששני אותיות הופיעו לפניו "Re". האותיות "Re"פירושו שמכתב זה הוא תגובה למכתב שנשלח אליך קודם. אותיות אלה לקוחות מהמילה האנגלית. תשובה (תשובה). אל תמחק מכתבים אלה או שנה את שמו של הנושא, מכיוון שהוא יאפשר למקבל להבין שמכתב זה הוא תשובה למה שהוא שלח קודם.

שלישית, הטקסט של המכתב שקיבלת הוחלף אוטומטית בטקסט של המכתב החדש. זה גם מציין את השעה והתאריך שקיבלת את המכתב. מידע זה חשוב מאוד ואני לא ממליץ למחוק אותו. שמירת ההודעה שהתקבלה בגוף המכתב תאפשר לך לשחזר במהירות את כל תמונת ההתכתבויות בזיכרון. זו באמת נקודה חשובה מאוד, מכיוון שמבזבז זמן רב בחיפוש אחר האות הראשונה וכל התשובות הבאות.

לעתים קרובות אני נתקל במכתבים ממשתמשים מתחילים שכאשר הם עונים על מכתבי כותבים את ההודעות שלהם בשורת הנושא. אני מניח שהם מבולבלים בנוכחות טקסט בשדה הטקסט הראשי, מכיוון שאנחנו יודעים שכשאתה לוחץ על הכפתור השב המכתב שהתקבל מוחלף שם באופן אוטומטי. אל תעשו את הטעות הזו וכתבו את ההודעה רק בתיבת הטקסט. לעתים קרובות אנשים לא מסתכלים על נושא המכתב, אך כאשר הם פותחים את המכתב ורואים רק את ההודעה הראשונית שלהם, סביר להניח שהם ישקלו שהתשובה נשלחה בטעות ופשוט תמחק את ההודעה שלך.

איור. 262 תגובה למכתב

לכתיבת תשובה, לחץ על אזור הטקסט של האות וסמן טקסט יופיע שם. פשוט כתוב את התשובה שלך, לעצב את הטקסט במידת הצורך ואז לחץ להגיש (איור 263).

אם קבצים צורפו למכתב שקיבלת, אז כשאתה משיב למכתב זה, הקבצים לא יצורפו מחדש, כלומר רק טקסט משובץ במכתב החדש.

איור. 263. אנו כותבים את התשובה למכתב

אם אתה עובר לתיקיה תיבת הדואר הנכנס ולחץ שוב על מכתב זה, האות לא תיפתח ותופיע רשימה נפתחת של אותיות הקשורות להודעה זו (איור 264). מרשימה זו תוכל לגשת הן למכתב שהתקבל והן לתגובתך למכתב זה.

איור. 264. שרשרת המכתבים של התכתבות אחת

לפעמים נדרש להעביר מכתב שלם ללא שינויים לנמען אחר. לשם כך תוכלו להשתמש בכלי קדימה.

אנו פותחים את המכתב שאנחנו רוצים להעביר ולחץ על הכפתור עם אותו שם בסרגל הכלים (איור 265).

איור. 265. העברת מכתב

טופס המכתב ימולא בחלקו. עליך לציין את כתובת הדוא"ל שאליה ברצונך להעביר את המכתב (בשדה ל), וכן, במידת הצורך, להוסיף את הטקסט. כמו גם כשאתה משיב למכתב, אתה יכול לכתוב את ההודעה שלך בתיבת הטקסט.

שימו לב לתחום נושא. האותיות "Fwd" הופיעו לפני הנושא המקורי. אותיות אלה הן קיצור של פועל באנגלית. קדימה - קדימה.

אם קבצים כלשהם צורפו למכתב הראשוני, הם יישמרו גם בגוף המכתב שהועבר.

כיצד לענות נכון בדוא"ל

מעבר לתיבת הדואר הנכנס שלך ולראות בתיקייה "תיבת הדואר הנכנס»הודעה שלא נקראה (השולח ונושא ההודעה שלא נקראה מודגשים), פתח אותה באמצעות לחיצה שמאלית עליה.

קרא את המכתב, ואם הוא דורש תשובה, ישנן שתי דרכים לעשות זאת:

  1. שיטה 1. בתחתית ממש, מתחת לטקסט של המכתב, יהיה טופס לתגובה או העברה מהירה. לחץ על הקישור "השב»לפתיחת שדה קלט הטקסט. המסגרת של שדה התגובה תזהה. הקלד את התשובה, צרף את הקובץ במידת הצורך ולחץ על "להגיש". לאחר מספר שניות המקבל יקבל את הודעת התשובה שלך.
  2. שיטה 2. השב לדוא"ל באמצעות טופס התגובה המלא. הטופס נפתח בלחיצה על הלחצן "השב»בצורה של חץ שמאלי במלבן בסרגל הכלים שנקרא. כשאתה פותח את הטופס, הסמל "ל"ו"נושא", כמו גם הודעה נכנסת כלולה בשדה התגובה. בשדה "נושא"הנושא המקורי של השולח יוחלף בקיצור" Re: "שנוסף (מתוך התשובה באנגלית - התשובה). מלא את תיבת הטקסט של המכתב, צרף את הקבצים במידת הצורך ולחץ על הלחצן "להגיש».

בעזרת טופס התגובה המלא ניתן לעצב את המכתב כרצונך, כלומר לשנות את הגופן, צבע הגופן, להכניס קישורים, להכין רשימות, להכניס סמיילים וכו '. מה לא ניתן לעשות בשיטה מספר 1. לפיכך, אם אינכם צריכים לנסח את התשובה בצורה מיוחדת, תוכלו להשתמש בטופס התגובה המהירה, אחרת השתמשו בשיטה מספר 2.

עם קבלת תגובה לדואר האלקטרוני שלו, הנמען יראה את הקיצור "Re:" בנושא, ובגוף המכתב את ההודעה המקורית שלו, שלפניה תהיה תשובתך. אם תרצה בכך, במהלך תגובה, השולח יכול כמובן למחוק את ההודעה המקורית, אך עדיין עדיף להשאיר לפחות חלק ממנו. במקרה זה, המקבל יבין מיד מה נענה בדוא"ל הספציפי שלו.

סביר להניח כי המקביל שלך נמצא בתכתובת פעילה וייקח לו זמן לזכור את נושא ההודעה שנשלחה. במקרה זה, ההכללה בתגובה של ההודעה המקורית או חלק ממנה תעזור לו לנווט במהירות.

בעת כתיבת דוא"ל, יש למלא את כל השדות שסופקו

כללי ההתכתבויות העסקיות באמצעות הדואר האלקטרוני מחייבים את שולח המכתב למלא את כל השדות המסופקים בדואר האלקטרוני, כמו למשל כתובת ושם המקבל ושולח המכתב. הקפידו לתאר את הנושא, המתאר בקצרה את מהות המכתב שנשלח. לעתים קרובות מאוד, גורל המכתב שנשלח ומהירות פתרון הבעיה המתוארת בו תלויים בנושא שתואר נכון. אימייל עסקי צריך להתחיל בברכה - זהו ביטוי פשוט לכבוד למקבל חשוב מאוד בהתכתבויות. לאחר הברכה, הטקסט שנקרא "גוף המכתב" אמור לעקוב, ובסופו נותרת חתימה, למשל, "בברכה, בריסוב פיוטר איבנוביץ '."

ברכה בתכתובות עסקיות

בשלב זה, כדאי להמשיך למקד את תשומת ליבך, שכן מחווה של כבוד חשובה מאוד בכל היבט של תקשורת עסקית. הביטוי הטוב ביותר הוא "אחר הצהריים הטוב" או "שלום." ניהול התכתבויות עסקיות באמצעות דואר אלקטרוני מגביל את השולח בשימוש בביטויים "ערב טוב" או "בוקר טוב", מכיוון שהנמען יכול לקרוא את המכתב הרבה יותר מאוחר מאשר קבלתו. כמו כן, לא נכון להשתמש בביטויים האנושיים המשמשים בתקשורת לא פורמלית בברכה.

לאחר ברכת המילה או הביטוי, עליך ליצור קשר עם הנמען בשם ופטרונימיקה. אם השם לא ידוע לשולח, תוכל לדלג על הרגע הזה. לאחר הנאום מסביר הפנים, תוכלו להמשיך ולציין את מטרת המכתב.

קבצים מצורפים בתכתובת עסקית באמצעות דואר אלקטרוני

אם מטרתו העיקרית של המכתב היא לא רק קריינות כתובה והצהרה על מהות הנושא, אלא גם משלוח הקובץ, אז עדיף לצרף את האובייקט המועבר מלכתחילה. לעיתים קרובות קורה ששולחים רבים, בגלל חוסר תשומת לב, לאחר שהצהירו את מהות הנושא בטקסט של המכתב, שוכחים לצרף את הקובץ המצורף הדרוש. רשלנות כזו עשויה להשפיע לרעה על המוניטין העסקי של שולח המכתב העסקי.

כתובת הדוא"ל חייבת להיות ניתנת לזיהוי ותמציתית

כללי ההתכתבויות העסקיות באמצעות הדואר האלקטרוני מחייבים את השולח בעל שם אלקטרוני שמוכר, אשר חייב להכיל מידע אמיתי על שם השולח. מכתבים וערעורים רשמיים אינם נראים תמציתיים ומטופשים במיוחד כאשר צוינו ביטויים או מילים לא רשמיות בכתובת הדוא"ל, למשל, כתובת הדוא"ל limon_petya. זה נראה מוצק מאוד עבור מבוגר. לצורך התכתבויות עסקיות עדיף ליצור דוא"ל נפרד ולצפות בהתאמה אישית של התכתבויות עסקיות באמצעות דואר אלקטרוני.

באמצעות הפונקציה המהירה (תגובה) המהירה כדי לענות למכתבים שקיבלו בעבר

הפונקציה תגובה או תגובה (בצורה מקוצרת זה נראה כמו Re :) עוזרת למשתמש להגיב במהירות להודעות שנשלחו בעבר מהשולח. לפונקציה זו יש גם יכולת אוניברסלית לקרוא את ההתכתבויות הקודמות עם בן השיח בנושא נתון. אך כללי ההתכתבויות העסקיות באמצעות הדואר האלקטרוני מחייבים את השולח לשנות את שם נושא המכתב העסקי, אם במהלך ההתכתבויות תשתנה מהות הדיון.

לפני שליחת מכתב עסקי, יש לבצע הגהה לשגיאות כתיב ופיסוק.

דואר אלקטרוני מפשט את חילופי המידע, אך במהלך התכתבויות עסקיות, אל תזניחו את כללי השפה הרוסית, שכן טעות רשלנית יכולה להשפיע על סמכותו של השולח. לפני שליחת מכתב, עליך לבדוק את הטקסט מספר פעמים ולבדוק בזהירות אם קיימות שגיאות פיסוק במשרד. ללקוחות דואר אלקטרוני רבים יש פונקציית בדיקת איות, לכן עליכם לשים לב למילים המודגשות בקו אדום. אם יש לך ספק לגבי הכתיב, עליך לפנות לעזרה באינטרנט או לבדוק את האיות באמצעות מילון כתיב.

יש למלא את שדה הנמען אחרון

כדי להימנע משליחת מכתבים שלא הושלמו או שלא נערכו, יש להזין את הכתובת של מקבל המכתב העסקי ברגע האחרון לפני השליחה. כלל זה נכלל גם ביסודות של תקשורת בדוא"ל עסקי. זה קורה שכאשר ממלאים את שדה הנמען, הדואר האלקטרוני יכול להציע רשימה של נמענים ששימשו בעבר, כאן עליכם לשים לב גם כך שלא תשלחו בטעות מכתב עסק לנמען של צד שלישי.

בניית מכתב עסקי

הכללים לבניית טקסט חלים לא רק על מדיה נייר, אלא גם על כללי ההתכתבות העסקית באמצעות דואר אלקטרוני. לא תמיד נוח לנמען לקרוא כמויות גדולות של טקסט אותיות על צג המסך. כדי לפשט נקודה זו, עליכם לפרק את הטקסט לפסקאות קטנות שעוצבו בצורה לוגית ולהימנע ממשפטים מורכבים בכתיבת טקסט אותיות אותיות. אורכו האופטימלי של משפט אחד במכתב עסקי צריך להיות לא יותר מחמש עשרה מילים.

יש לציין את מהות המכתב העסקי לגופו של עניין

בנוסף לנושא המצוין של המכתב העסקי, הנמען צריך להתעניין גם במשפטים הראשונים והשניים המנוסחים בבירור של הטקסט הראשי. משימת השולח היא לציין בתחילת המכתב את מהות הבעיה או השאלה עליה הוא פונה לנמען. המשפט הראשון צריך לציין את המטרה שלשמה נשלח המכתב העסקי. מדגם: "אנו מודיעים לכם כי תנאי ההתחייבות על פי החוזה מספר 45 מיום 2 בינואר 2017" על אספקת חומרים גורפים "מגיעים לסיומם. כדי לחדש את החוזה עליכם להגיש חבילת מסמכים חוזרת. " בזכות המטרה המיועדת, למקבל ההזדמנות להתעמק ברעיון המרכזי של מכתב עסקי. אם הטקסט של המכתב גדול מדי, עדיף להשתמש בפונקציה המצורפת של האובייקט כקובץ מצורף בצורה של מסמך טקסט, אך יחד עם זאת ישאיר חיבור נלווה המכסה את המכתב העסקי עם שדה הטקסט. מדגם: "אנו שולחים אותך לבדיקה של עותק אלקטרוני של מכתב החברה" מק-סטרוי ". אנו מבקשים מכם ליידע את החלטתכם בדבר הארכת החוזה מספר 45 מיום 2 בינואר 2017 "על אספקת חומרים גורפים" עד למועד האחרון המצוין במכתב. "

יש לענות על כל דוא"ל עסקי.

יש דוגמאות שליליות להתכתבויות עסקיות בהן המקבל מתעלם ממכתב העסק מכל סיבה שהיא. לפעמים באמת יכולים להיות מקרים בהם לא ניתן לתת את התשובה בגלל מצבים מסוימים, למשל, המונח לפיתרון הבעיה עשוי לארוך מספר ימים או שהמקבל במחשבה ואינו יכול לענות מייד על השאלה. במקרה זה יש לתת תגובה קצרה בנושא זה, למשל, "שלום, פטר איבנוביץ '. קיבלתי את מכתבך, אך היום אני מתקשה לענות, שכן עלי להתייעץ עם ההנהלה הגבוהה. אני אדווח על הבעיה שלך למנכ"ל חברתנו ואספק תגובה רשמית עד סוף השבוע. בהתאמה, מנהל המכירות איוון ג. בלוב. "

כדאי לזכור כי אם התשובה לא ניתנה תוך שלושה ימי עבודה, ניתן להעריך את עובדת השתיקה של מקבל מכתב עסקי כמתעלמת ומסרבת לתקשר עם השולח.

בהכנת מכתבי תגובה צריך לענות על כל השאלות שהוצגו

אם המכתב שנשלח למקבל נחקר, אז בעת עריכת המכתב, עליך לתת תשובות לשאלות לפי הסדר הקיים בטקסט שהתקבל של המכתב העסקי. אם נשאלו שאלות, השולח מקווה לקבל תשובות ספציפיות. כשאתה כותב מכתב, אין למנות את התשובות, אתה רק צריך להגיד את המחשבה בסדר. על מנת לענות על כל השאלות שהוצבו, ראשית עליכם לקרוא מחדש את המכתב העסקי שהתקבל מספר פעמים ובמקרה שיש יותר מדי שאלות, עדיף לכתוב אותם בנפרד כדי לא לפספס. אם אי אפשר לענות על כמה מהשאלות שהוצגו, כדאי לציין שכרגע, מסיבה כלשהי, אי אפשר לתת את התשובה.

אל תעשה שימוש לרעה בקיצורים, בעיצוב רגשי ובאותיות גדולות

יש דוגמאות שליליות להתכתבויות עסקיות כאשר שולחים מדללים אותה באמצעות שלטים לא פורמליים בצורת חיוכים. השימוש בהם פופולרי בעת התקשרות ברשתות החברתיות, עם זאת, כללי ההתכתבויות העסקיות אינם מברכים על ביטויים כאלה של רגשות, מכיוון שהנמען אולי אינו יודע את המשמעות האמיתית שלהם ולוקח אותם למערך בלתי נתפס של טעויות פיסוק.

כמו כן, עליכם לסרב לכתוב את הטקסט באותיות גדולות. באינטרנט מערכת מילים שנכתבה באותיות גדולות נקראת "ביטויים נוצצים" ולעתים קרובות יותר ביטויים כאלה נושאים צבע שלילי. בעת קריאת מכתב עסקי אלקטרוני, המקבל עשוי להתייחס לגופן כזה באופן שלילי, שישפיע לרעה על תפיסת המשמעות. אם אתה צריך להדגיש את חשיבותו של רגע במכתב עסקי, עדיף להשתמש בביטויי היכרות, לדוגמה, "אנא שימו לב כי עליך לספק חבילת מסמכים להארכת החוזה לא יאוחר מיום 02/10/2017" או "שימו לב כי המסמכים יש להגיש את הארכת החוזה לפני 02/10/2017. "

אל תעביר מידע רגיש באמצעות דואר אלקטרוני

להעברת מידע אישי או סודי עדיף לסרב לתיבות דואר אלקטרוניות, מכיוון שיש איום על יירוט מידע על ידי פושעי רשת לשימוש לרווח האישי שלהם. מידע כזה עשוי לכלול: מספרי טלפון, סיסמאות מכרטיסי בנק, חשבונות בנק אישיים וכו '. חשוב לזכור כי המידע נשמר בשרת של סוכן הדואר וניתן לגנוב אותו במקרה של פריצה.

חתימת השולח חייבת להיות בסוף המכתב.

כאמור, כל מכתב שנשלח חייב להכיל חתימה ספציפית. לעתים קרובות מפתחים של תיבות דואר מציגים את הפונקציה של בלוק החתימה, שבתוכו תוכלו להזין את הנתונים שלכם על מיקום, שם ומספר טלפון ליצירת קשר. לאחר מכן, חסימה זו תוצג אוטומטית בסוף כל אות, דבר שתפשט את ההקלדה. חשוב לחתום נכון על ההודעה כך שהנמען יוכל ליצור קשר נכון עם השולח כשהוא משיב למכתב. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

צפו בסרטון: איך להגדיר את חשבון ג'ימייל בתוכנת אאוטלוק 2016 (אַפּרִיל 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send